15e Congrès FM

Mardi 10 octobre 2023 - Sheraton Airport Hotel Zaventem

Thème: Employer branding & Employee journey

Workshops

Introductory keynote

Karin Stemgée, Cheffe du Département de Facility Management de la Ville de Gand

Le nouveau bureau de la Ville de Gand… Interface entre travail et sagesse… (NL)

Le slogan « Gentsters werken wijs » (que l’on pourrait librement traduire par les « animateurs de la ville de Gand » travaillent avec sagesse) décrit la façon de travailler des collaborateurs et agents de la Cité d’Artevelde. Comment collaborons-nous ? À quels éléments attachons-nous de l’importance ? Comment faire face à l’évolution des besoins au sein de notre organisation et de la société ? En s’inscrivant dans la perspective de ces défis, nous avons constaté que le lieu de travail et l’environnement jouent un rôle décisif pour être et rester un employeur attrayant et pour atteindre les objectifs de l’organisation de la ville. Afin d’optimiser l’utilisation de notre espace et de répondre aux attentes élevées de nos utilisateurs, nous mettons tout en œuvre pour une utilisation intelligente, multifonctionnelle et durable de l’espace. Karin Stemgée, Cheffe du Département de Facility Management de la Ville de Gand, explique comment, au sein de la cité, ce défi est relevé en créant un lieu de travail hybride et basé sur l’activité pour près de 3 000 travailleurs. En outre, nous entamerons un dialogue sur les défis à relever pour développer un concept de lieu de travail à l’épreuve du temps au cours de l’atelier « Kantoren 2.0 – What’s next » ?

Eurostar (FR)

Bo Arfaoui, Head of Continental Real Estate, Facilities & Mobility

La synergie entre FM/RH/IT est le socle pour améliorer le Onboarding et garder les collaborateurs aussi longtemps que possible au sein de l’entreprise.

Le processus de recrutement devient de plus en plus cher, et les bons candidats se font rares. L’Onboarding avec un effet « Waouh » et le défi de garder les collaborateurs passent par un Facilities Management efficace et innovateur.

FM, en collaboration avec RH & IT, travaille sur la « Sustainable Mobility », un plan global de mobilité plus attractif et durable. Le FM assure aussi un aménagement des locaux basé sur la flexibilité et la modernité tenant compte de la digitalisation afin de gagner en efficacité, sans oublier les activités favorisant les retrouvailles et garantes de la cohésion sociale et du bien-être.

Le FM est donc un acteur majeur et central dans ce processus de motivation et fidélisation. Comment peut-on continuer davantage à améliorer la collaboration entre ces trois départements ?

RGF Staffing Belgium (NL)

Michel van Dongen, Real Estate & Facility Manager

Le travail hybride : offrir des conditions de travail parfaites sur tous les lieux de travail possibles – un défi pour le ou la Facility Manager (et pas seulement pour lui ou elle)

La pandémie de coronavirus a accéléré l’évolution entamée dans de nombreux endroits. Comme quoi, cet épisode « effrayant » a aussi eu un effet positif. Outre les progrès considérables réalisés en matière de digitalisation et la possibilité pour beaucoup de travailler indépendamment de leur lieu de travail, cette évolution pose des défis majeurs au Facility Manager.
Nous aimons travailler en trouvant un subtil équilibre entre la maison (ou à distance), le bureau…
Mais…

Si nous travaillons à 50 % au bureau, nous ne pouvons tout de même pas nous attendre à « posséder » le lieu de travail. En effet, l’inverse signifierait que le bâtiment n’est utilisé qu’à 50 %, mais qu’il génère 100 % de coûts, entre autres le loyer ou l’achat, le chauffage/la climatisation, le nettoyage, l’infrastructure… Nous devons donc être non seulement FLEX, mais aussi flexibles. Tout le monde est-il prêt pour le changement ? Nous ne serons plus en mesure d’évaluer les besoins individuellement, mais de créer un lieu de travail générique.

Si nous sommes à 50 % au bureau, nous travaillons aussi à 50 % ailleurs. Attendons-nous de notre employeur qu’il fournisse également l’infrastructure nécessaire pour répondre aux conditions de travail légales ? Qu’est-ce que cette réflexion implique et quel est le cadre juridique prévu ?
Le partage des pratiques d’excellence « rapproche » certainement des éléments qui nous permettent d’aller de l’avant.

KPMG (NL)

Ingrid Sitters, Directrice facilitaire KPMG Belgium

Jan-Maarten Van Damme, Senior Manager People and Change

To the office, or home office… that’s the question

Il est de plus en plus difficile d’attirer les collaboratrices et collaborateurs au bureau…
On recherche souvent comment fournir des services supplémentaires, mais quels sont les services qui font réellement la différence ?

S’agit-il d’un espace de fitness sophistiqué, de déjeuners végétaliens sans gluten, de boîtes « Bring Me Box », de bornes de recharge… ou bien tous ces services n’ont-ils que peu ou pas d’importance, et la densité sur le lieu de travail ou la gratuité des after-hours sont-ils les arguments décisifs ?
Au cours d’une session interactive, les intervenants identifieront clairement la tension entre ce que les chefs d’entreprise pensent devoir faire et ce que les collaborateurs souhaitent effectivement.

Netcompany Intrasoft (FR)

Thomas Zicot – Maintenance & Facilities Manager BeLux

La crédibilité et/ou le pouvoir de décision du FM en entreprise reste encore dans certains cas, à promouvoir et à sensibiliser par toutes ces actions qui s’effectuent dans l’ombre. Par conséquent, ce travail nécessite une place plus significative dans le rôle de prise de décision stratégique.

Nous pouvons remarquer qu’en tant que FM, nous demeurons trop souvent confrontés à un mur de financiers qui, suites aux évènements sanitaires et géopolitiques, paraissent frileux de visionner au-delà du court terme et considère les améliorations suggérées par le FM, comme des frais et des coûts plutôt que des investissements durables.

Nous connaissons et parlons tous la langue du Return On Investment. Ne serait-il pas temps de mettre en exergue le Return On Value afin de placer l’Humain en amont des décisions :

Satisfaction des employés
Rétention d’employé
Conformité réglementaire
Responsabilité sociétale et environnementale

Le FM se doit d’anticiper ces évolutions et changements en implémentant une flexibilité et une modularité des process administratifs et des infrastructures.

Une excellente corrélation avec l’ensemble des départements supports, alliée avec une communication claire sont les ingrédients phares pour pouvoir répondre aux problématiques variantes que nous connaissons aujourd’hui.

Plusieurs questions se posent, notamment celle de devoir adapter notre manière de penser, parfois trop rigide, et d’accompagner la direction vers des alternatives plus intelligentes sur le long terme, qui puissent clairement démontrer l’importance d’une conjoncture macro-économique et ses impacts pour les environnements de travail.

Cegeka (NL)

Marc Slegers, Head of Procurement

Le FM est-il en train de remplacer les RH ?

En cette période de pénurie de main-d’œuvre, les départements RH et facilitaire semblent avoir de plus en plus d’interfaces.

Alors que les RH sont occupées par l’administration des RH et se concentrent de plus en plus sur la recherche de talents, le département facilitaire semble se préoccuper de plus en plus du bien-être et du parcours des employés, et donc de la rétention des collaborateurs.
Nous dirigeons-nous vers un département Soft HR et un département Hard HR ? Le département Soft Facilities intégrera-t-il le département Soft HR ou inversement ?
Quelle est l’expérience des collaborateurs et quelles sont les tendances dans les années à venir en ce qui concerne le rôle du département Facilities auprès de collaborateurs ?

Ville de Gand (NL)

Anneleen De Bock, Cheffe de projet – Département Immobilier – Ville de Gand

Bureaux 2.0: what’s next?

Une stratégie de lieu de travail post-coronavirus adaptée à votre organisation ? Une gageure pour tout Facility Manager ! Au cours de cet atelier, nous vous présentons notre application « Travailler avec sagesse ». Nous partagerons nos informations et nos apprentissages. À partir de notre cas, nous discutons des effets positifs du travail basé sur l’activité et du travail hybride, ainsi que de l’approche intégrée des 3B (Bricks, Bytes et Behaviours). Quels sont les défis à venir pour un lieu de travail à l’épreuve du temps dans un « Logement 2.0 » ? Quels futurs concepts de lieux de travail flexibles sont-ils nécessaires ? Et qu’est-ce qui est nécessaire pour y parvenir ? Pouvons-nous répondre à toutes les attentes de nos utilisateurs du point de vue des installations ? Nous vous invitons à y réfléchir avec nous.

BNP Paribas Fortis (FR)

Marianne Kremer, Head of Workplace Management

‘Quand l’espace de bureau contribue au bien-être’

Comment l’architecture, les techniques, l’aménagement des espaces peuvent-ils contribuer au sentiment de bien-être au travail

BD (Beckton Dickinson) (NL)

Nathalie Cloet, Senior Manager Facilities Europe, BDX Corporate/Shared Services

L’évolution de l’environnement de travail est un facteur décisif pour le déploiement du travail hybride et de la guerre des talents

La fonction de nos bureaux a changé de manière irrévocable : le lieu de travail est devenu un environnement social (réunions) et collaboratif.
Alors que certains employeurs éprouvent de grosses difficultés pour ramener les collaborateurs au bureau, il existe d’autres endroits où cela fonctionne. Comment expliquer cette différence ?
Cette session est une analyse de la manière dont BD parvient à mettre en œuvre avec succès le travail hybride et quels sont les facteurs clés de succès de cette transition.

DSM-Firmenich (FR)

Luc Cauwenbergh, (Digital) Transition & Facility Manager

L’importance croissante de la digitalisation

De nos jours, la digitalisation est impensable. On retrouve la digitalisation dans tous les secteurs, tous les domaines, etc. Et ce, pour faciliter la vie. Nous constatons que beaucoup de gens se méfient encore de la digitalisation. Il est important de dialoguer à ce sujet et de montrer que la digitalisation est une tendance qui va se poursuivre. Nous devons l’accepter et découvrir comment l’utiliser efficacement. La digitalisation et les personnes, entre autres, peuvent aller de pair. Dans le secteur du Facility Management en particulier, où nous avons encore besoin de beaucoup de connaissances et de pratiques humaines, la digitalisation est parfois considérée comme un substitut. Mais ce n’est pas le cas. Dans le contexte du Facility Management, la « digitalisation » fait référence au processus de transformation des opérations manuelles et papier traditionnelles en systèmes et processus numériques. Il s’agit de tirer parti de la technologie, des données et de l’automatisation pour gérer et améliorer divers aspects de la gestion des installations, notamment la maintenance, les opérations, l’utilisation de l’espace, la gestion des actifs, etc. L’objectif de la digitalisation dans la gestion des installations est d’améliorer l’efficience, l’efficacité et la gestion globale des espaces physiques et des ressources. L’intégration de la digitalisation dans les opérations d’une organisation peut révolutionner l’expérience des employés, en rendant les processus plus fluides et plus efficaces, et en contribuant en fin de compte à une main-d’œuvre plus engagée et plus productive.

ABN AMRO Private Banking Belgique (NL)

Reile Ramaekers, Head Workplace Services | CI Coach

En tant que Facility Managers, nous nous engageons à travailler en étroite collaboration avec les départements RH et IT afin de retenir notre client interne et d’attirer de nouveaux collaborateurs.

Comment y parvenons-nous ?
Nous offrons, pour ainsi dire, un menu dans lequel le collaborateur peut choisir des éléments afin d’évaluer et d’améliorer son équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et ce, en collaboration avec l’employeur :

un seul lieu de travail OU une combinaison d’un lieu de travail et d’un bureau satellite OU une combinaison du domicile et d’un lieu ou d’un bureau extérieur. L’équipement du lieu de travail peut être mis en place de la même manière à domicile ;
les manières de collaborer où vous réalisez un travail physique, en ligne et/ou selon une combinaison des deux, avec votre équipe, votre interlocuteur, vos clients ou vos fournisseurs. Améliorer et entretenir la connaissance des applications telles que MS365 grâce à une collaboration puissante entre les services de lieu de travail numérique et physique et les RH ;
un salaire compétitif et des conditions salariales traditionnelles ne suffisent plus. Nous offrons aux (nouveaux) collaborateurs le choix entre divers avantages sociaux qui sont importants pour eux dans les différentes phases de leur vie. Ce faisant, nous misons sur un plan de mobilité qui me permet d’attirer à la fois des professionnels expérimentés et de nouveaux travailleurs.

VDAB (NL)

An Sprenghers, Directrice Facility

Quel est notre défi quotidien en tant que Facility VDAB ? Déterminer comment le client perçoit notre service et comment nous pouvons l’optimiser ! Naturellement, notre collègue est aussi un client important.

Du travail de planification soutenu par notre « pentagone » (nos règles du jeu pour le travail hybride) à l’utilisation de nos bâtiments avec des services facilitaires, en passant par un choix de mobilité durable sans tracas administratif et un accès facile au VDAB pour chaque collaborateur. Bien entendu, nous examinons aussi qui va organiser notre catering ! Nous ferons dix escales dans la fourniture de services à nos collègues et vous expliquerons comment nous relevons les défis actuels et futurs. Nous sommes également curieux de découvrir vos expériences et vos réactions!

Randstad (NL)

Martine Roeges, Manager Facilities

Employer branding : le rôle du Facilities Management

L’Employer Brand ou « marque de l’employeur », ou plus clairement « la promesse de l’employeur », est ce qui permet à votre entreprise de se démarquer auprès de vos talents actuels et potentiels. C’est une stratégie qui permet d’attirer des collaborateurs potentiels et de maintenir l’enthousiasme et la motivation dans les rangs des travailleurs actuels. Randstad publie l’étude Randstad Employer Brand Research depuis 23 ans et dispose donc d’une expérience et d’une connaissance approfondies de l’Employer Branding. Mais comment tiennent-ils eux-mêmes cette promesse ? Quel est le rôle du Facility Management à cet égard ? Nous examinons l’impact du département aujourd’hui et sa vision pour l’avenir, et nous donnons des outils concrets sur la façon dont le Facility Management peut contribuer à l’Employer Branding de votre organisation.

Het Facilitair Bedrijf (NL)

Geertrui Achten, Manager RH

Pourquoi le personnel de nettoyage et de catering doit-il développer des compétences du 21e siècle ?

Les membres du personnel de nettoyage et de catering, comme l’ensemble du personnel, doivent relever des défis majeurs dans un monde en mutation rapide. Ils devront eux aussi répondre aux besoins en constante évolution des utilisateurs de bureaux et à la numérisation. Comment peuvent-ils se préparer à ces changements futurs (inconnus) ? La réponse : les collaborateurs du personnel de nettoyage et de restauration doivent acquérir des compétences du 21e siècle. Ces compétences, utiles pour le travail actuel et futur, comprennent les compétences linguistiques, la maîtrise du digital, la flexibilité, la créativité et la collaboration. Le développement de ces compétences n’est pas seulement bénéfique pour le personnel de nettoyage et de restauration lui-même, mais aussi pour l’organisation pour laquelle il travaille. En effet, les agents de nettoyage et de restauration qui possèdent ces compétences sont mieux à même de répondre aux souhaits et aux besoins des utilisateurs des bureaux. En outre, le fait de répondre à ces besoins en tant qu’organisation constitue également un atout majeur pour attirer et retenir des personnes sur un marché du travail en surchauffe.

Het Facilitair Bedrijf (NL)

Lander Van den Heede, Chef d’équipe Operational Facility Management

Comment créer une sensation d’être comme chez soi au bureau dans une société en mutation rapide

Le bureau est plus qu’un simple lieu de travail. C’est aussi un endroit où les collaborateurs doivent se sentir comme chez eux. Se sentir comme à domicile au bureau signifie que l’environnement de travail est agréable, confortable, inspirant, stimulant et professionnel. Retrouver ses repères professionnels et familiers au bureau contribue à la satisfaction, à la motivation, à la productivité et à la créativité des collaborateurs. Comment répondre aux besoins en constante évolution des utilisateurs de bureaux ? En prêtant une oreille attentive aux souhaits et aux besoins des collaborateurs et en faisant preuve de souplesse et d’innovation. Après tout, en autorisant les différences et les initiatives des utilisateurs de vos bâtiments, vous augmentez le sentiment d’appartenance, d’engagement et de diversité des travailleurs. Il est également nécessaire de prendre ses propres initiatives en matière de connexion, ce qui améliore l’atmosphère, la collégialité et la loyauté des collaborateurs.

NOSHAQ (FR)

Arnaud Nizet, Property & Facility Manager

Comment le Facility Manager peut-il continuer à motiver les collaborateurs et à les fidéliser à l’entreprise ?

À l’heure actuelle, le bureau ne doit plus être vu comme un lieu dans lequel le collaborateur se sent obligé d’aller, mais bien à envie d’aller. Comment cela peut-il être rendu possible par le Facility Manager ? Outre le fait d’améliorer les interactions humaines, d’optimiser son space-planning via, entre autres, de l’activity based area et du travail agile, d’organiser des activités « beyond work », d’optimiser les déplacements entre lieu de vie et lieu de travail… Je pense que le Facility Manager doit se donner comme but premier de rendre les conditions de travail en termes de confort meilleures au bureau qu’à la maison ou que dans tout autre lieu. Je développerai le confort des conditions de travail au travers de quatre aspects figurant dans le code du bien-être au travail.

Confort thermique – Variabilité des températures à la demande et suppression des plages mortes
Confort acoustique / confidentialité des échanges – Matériaux réellement efficients – Retour au bureau individuel.
Confort visuel – Beauté du lieu de travail.
Confort ergonomique – Mobilier de luxe.