14de FM Congres

Workshops

Inleidende key note

Kati Barklund, President IFMA Sweden Chapter

Next horizon of the Workplace

We have been talking about Future Workplace for a long time now. For example, that work is something we do, and that we in most cases can work regardless of place. But, this future description is not about the future anymore – we have been here for some time now and during the pandemic we took even more development steps. So, what exactly is the new vision about Future Workplace? How can our work, work lives and our workplaces look like in just a few years? And what are the signs that we can see already today? In this speech, workplace strategist Kati Barklund from Tenant & Partner & Chairman of IFMA Sweden, will guide us in visualizing the next horizon of the workplace.

Workshops

• Provincie Antwerpen (NL)
• Provincie Vlaams-Brabant (NL)
• Het Facilitair Bedrijf (NL)
• Het Facilitair Bedrijf – 2 (NL)
• Zoëtis (NL)
• Cronos (NL)
• Proximus (FR)
• Euroclear (FR)
• Provincie West-Vlaanderen (NL)
• Port of Antwerp-Bruges (NL)
• KBC (NL)
• Ethias (FR)
• Clinique Universitaire Saint-Luc (FR)
• Telenet (NL)
• Eiffage (FR)
• Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (FR)

Provincie Antwerpen (NL)

Koen Van Haelst, Directeur facilities & maintenance, Departement Logistiek

Nieuw tijdperk, nieuwe aanpak

Alles wat de laatste 20 jaar vanzelfsprekend was, lijkt vandaag onderhevig aan verandering.
Dat Covid-19 wat naar de achtergrond is verdwenen maakt op dat vlak geen verschil.
Andere wijzigingen dringen zich in hoog tempo op.

Gasbudget. In maart al verdampt.
Gras maaien. Denk twee keer na.
Bewaking op afroep. Geen personeel te vinden.

De werkplek wordt een ontmoetingsplek, op regelmatige tijdstippen, met meer vergaderfaciliteiten voor een heel team.

Is er een rode draad te ontwaren in de tsunami aan wijzigingen die de facility manager overspoelt?

Provincie Vlaams-Brabant (NL)

Kristof Polfliet, Diensthoofd facilitair beheer

De zegen van de pandemie

Gelukkig is de tijd voorbij dat wij met z’n allen ons dagelijks verplaatsten naar het werk.
De voordelen van hybride werken werden ten gevolge van de pandemie versterkt en het plaatsonafhankelijk werken zelfs de norm.
De werking in het provinciehuis Vlaams-Brabant onderging een transformatie met een sterk menselijke en ruimtelijke impact.
Vanuit het provinciehuis als case worden de positieve effecten besproken van hybride werken en zal samen nagedacht worden welke uitdagingen facility nog te wachten staat.

Het Facilitair Bedrijf (NL)

Joffrey De Rouck, Procesmanager schoonmaak

Hoe een crisis voor nieuwe opportuniteiten zorgt binnen schoonmaak

Communicatie, zichtbaarheid van schoonmaak en flexibiliteit waren sleutelwoorden tijdens de pandemie binnen schoonmaak.
Hoe we een jojo-effect van bezetting in een gebouw kunnen ombuigen tot nieuwe kansen, hoe we ons zichtbaarder kunnen opstellen en hoe we gewapend zijn om pieken op te vangen.
Daarnaast is de waardering voor schoonmaak enkel toegenomen. Dit zorgt voor nieuwe opportuniteiten in het post corona tijdperk, waarbij de klant en de kwaliteit nog meer centraal komen te staan.
We lichten graag toe hoe schoonmaak, nog meer dan voor corona, een sleutelrol heeft verkregen binnen de facilitaire dienstverlening van onze gebouwen.

Het Facilitair Bedrijf – 2 (NL)

Lander Van den Heede, Teamhoofd operationeel facilitair management

Catering als verbindend element in het hybride werken

Tijdens corona probeerden we in de grote gebouwen van de Vlaamse overheid maximaal catering aan te bieden volgens de geldende maatregelen. Elke heropening of uitbreiding van het aanbod zorgde voor gunstige en soms onverwachte effecten.
Lagere volumes zorgden voor een aangepast aanbod tijdens corona, maar ook na corona passen we ons aan. De cateringnoden zijn fel gewijzigd sinds het hybride werken zijn intrede heeft gemaakt. De koffiebar en het restaurant worden dé plek om elkaar te ontmoeten en te verbinden.
Waarom was het voor ons belangrijk om catering open te houden tijdens corona? En wat zorgde ervoor dat we dit succesvol konden realiseren? Hoe zien we de toekomst voor catering in onze gebouwen?
We nemen jullie graag mee op de rollercoaster van maatregelen en uitdagingen, die ons cateringverhaal gedurende corona nog sterker hebben gemaakt.

Zoëtis (NL)

Rudy Van Santfoort, Director Real Estate & Facilities EMEA

We don’t know what we don’t know…

Working from home, a bless for many…. But not all.

Het momentum dat Covid veroorzaakt voor de werkomgeving is uniek en nooit gezien. Van closed offices naar non-addressable seating in 2 jaar.
And for many it’s ok.

Onze kantoren zijn wereldwijd een maat te groot geworden door de vermageringskuur die WFH met zich meebrengt. Gaan we agressief anticiperen of kijken we nog een tijdje de kat uit de boom?

And what about the culture in a company…. Het bind-middel (zo dachten we), maar ook zonder dit bindmiddel blijken bedrijven verder te kunnen.
Onze nieuwe medewerkers… Wie zijn ze, wat drijft ze (en waar zijn ze)? En hoe gaan we er mee om?

Cronos (NL)

Guido Nachtergaele, Real Estate & Facility Manager

Heeft Corona ons überhaupt iets geleerd ?

Guido is ondertussen lang actief binnen FM en durft al eens tegen de stroom in te gaan wars van alle/sommige trends, hypes of erger… ‘ de waan van de maand’.

We lezen in facilitaire vakliteratuur allerhande quotes, op social media wordt ook van alles gepost, op workshops worden ook zaken geponeerd….
Kantoren zullen leeg komen te staan ! We hebben net meer ruimte nodig !
Thuiswerk zal files doen afnemen !
Co workings sterven een stille dood ! Co workings worden het kantoor van morgen !
Het nieuwe normaal is zus of zo!

Maar heeft Corona ons écht kennis bij gebracht ? Ik daag jullie uit …

Proximus (FR)

Fabienne Theijs, Facility Manager

Op kantoor zijn moet een positieve ervaring worden

Om relevant te blijven, is het vandaag meer dan ooit van belang dat je als bedrijf kunt anticiperen op de toekomstige ontwikkelingen van de steeds veranderende werkomgeving.
De digitalisering en de nieuwe manier van werken hebben een rechtstreekse impact op de behoeften van werknemers en het bedrijf in het algemeen.
Door die nieuwe manier van werken (met meer thuiswerk) maken de werknemers veel minder gebruik van de beschikbare kantoorruimte en de bijbehorende diensten.
Die evolutie brengt evenwel een nieuw type verwachtingen op het vlak van diensten en kantoorruimtes met zich mee.
De installaties moeten op transparante wijze verbonden kunnen worden met de activiteiten die binnen in de gebouwen plaatsvinden. Vergaderzalen, kantoorruimtes en koffiehoeken moeten zo kunnen bijdragen aan een positieve werkervaring.
De Facility Manager wil daar zijn steentje aan bijdragen. Niet alleen door een veilige en comfortabele werkomgeving te bieden, maar ook door dichter bij de gebruikers te staan en de kwaliteit van de aangeboden diensten proactief in de gaten te houden.

Euroclear (FR)

Frédéric Kaïn, Head of global Facilities, Infrastructure and Real Estate

Facility Management … Meer dan ooit een cruciale schakel in de strategie van een bedrijf. Maar waar staan we morgen?

Deze workshop is in geen geval een monoloog. Tijd dus voor een debat: niet over het verleden, maar wel over de toekomst van ons beroep. Aanpassen en anticiperen blijven twee sleutelwoorden en zijn de norm geworden in onze job. Het departement FM verdient vandaag meer dan ooit een plaats op strategisch niveau. Of evolueren we naar een nieuw hybride departement met een mix tussen HR, IT en FM?

Provincie West-Vlaanderen (NL)

Nele Deprez, Facilities

FM als centrale rol voor connectiviteit op de werkvloer

COVID19 zorgde ervoor dat vele personeelsleden lange tijd verplicht thuis aan het werk bleven.
De meeste facilitaire teams bleven echter op post. Omdat ze hun job niet van thuis uit kunnen waarmaken, om te zorgen voor continuïteit in het werken en om facilitaire dienstverlening aan te passen aan de nieuwe realiteit.

Onze lessons learned

• met de focus op de klant:
  Welke facilitaire dienstverlening is in die onzekere tijden opnieuw uitgevonden?
• met de focus op de facilitaire medewerkers:
  Hoe zorg je ervoor dat iedereen in veilige omstandigheden aan het werk kan blijven en zwengel je het enthousiasme aan om succespaden uit het verleden te verlaten?
  

Port of Antwerp-Bruges (NL)

Xavier Jordens, Facility Manager

De positieve impact van smart assets op de dagdagelijkse werking van de medewerkers van Port of Antwerp-Bruges

Port of Antwerp-Bruges wil ervoor zorgen dat alle medewerkers over een goede werkplek beschikken, zowel ergonomisch als technisch. Tijdens Corona werden de standaarden die we vroeger gebruikten door elkaar geschud. Sommige zaken zaten al goed en zijn gebleven, andere zaken hebben we gaandeweg moeten aanpassen of gaan we nog verder aanpassen. En dit zowel op operationeel als beleidsmatig niveau. De rode draad hierin is de verhoogde inzet van smart assets, zoals het gebouwbeheersysteem, de meting van de werkplekken, de verdere inzet op digitalisering, … De lessen die we uit Corona halen, moeten ervoor zorgen dat onze werking future proof blijft en we voorop blijven in de race for talent.

KBC (NL)

Bart Ghyssaert, Diensthoofd Milieu en Duurzaamheid@Facilities

Een actieve bijdrage tot een klimaatdeskundige en koolstofarme economie

KBC ondertekende in 2019, samen met 38 banken in Parijs het “Collective Commitment to Climate Action”. Hierin verbinden we onze portefeuille van financiering om te turnen om de opwarming van de aarde te beperken tot 1,5 C en een klimaatdeskundige, koolstofarme economie te bewerkstelligen. Maar als we dat doen in de core-business, moeten we als facilitair bedrijf deze visie maximaal ondersteunen als “the reference” in ons eigen patrimonium en onze eigen processen. Hoe we dit concreet Post-Covid doen, lichten we kort toe in deze workshop.

Ethias (FR)

Sébastien Laporte, Head of Organization Effectiveness & Facilities, People & Organization

Facilities, de regisseurs van het nieuwe leven op kantoor en multifunctionele diensten en inrichtingen

Het kantoor was vroeger onze enige werkplek. Het maakte niet uit hoe die omgeving eruitzag, je moest er gewoon elke dag verplicht naartoe.
Vandaag is het kantoor niet alleen een aantrekkelijke coworkingruimte geworden, maar ook een plek om je collega’s terug te zien. Een ruimte waar sociale samenhang en welzijn centraal staan.
De plek is ingericht om degelijk werk te kunnen leveren en bevordert de productiviteit en creativiteit.
Facilities speelt een cruciale rol in de ontwikkeling van die werkruimtes die voortdurend evolueren in een hyperactieve context met ongeziene uitdagingen op het vlak van gezondheid, klimaat en geopolitiek.

Clinique Universitaire Saint-Luc (FR)

Patrick Gohy, Technisch Directeur

Het goed beheer van prioriteiten en middelen in tijden van crisis

Hoe gaan we in veranderende tijden om met klassieke uitdagingen en uitdagingen gelinkt aan een crisis (communicatie-flow, evaluatie, prioriteiten, betrokkenheid, feedback, controle…) met middelen die verschillend zijn in tijden van crisis. Welke gedragingen, houdingen en acties dienen gestimuleerd en welke zijn te mijden.

Telenet (NL)

Guy Storms, Facility Manager

Zijn we dan toch (geen) gewoontedieren?

De jaren 20, 21 waren “apart” en de facilitaire wereld moest heel snel heel anders denken en werken.
Het deeltijds thuiswerken dat we dan maar een leukere naam hebben gegeven, hybride werken, is op korte termijn “volwassen” geworden en noodgedwongen door zelfs de grootste sceptici aanvaard.. Een gevolg was een kritisch oog op de m², op de services,…. want laat ons eerlijk zijn, als mensen de helft van de tijd thuis blijven moeten de kosten voor kantoor wel dalen.
Maar werkt het op die manier? En hoe is het nu met het hybride werken?
Een ding is voor mij duidelijk. Facilities heeft zich de voorbije 2 jaar aangepast en het proces doorlopen. De collega’s hebben dit niet als een evolutie meegemaakt maar zijn na de lockdowns in een ander bedrijf toegekomen met hun “oude” ideeën en gewoontes.
Waar staan we nu?

Eiffage (FR)

Philippe Brulard, Directeur RH

Belangrijke aspecten bij de verhuis naar een nieuw (duurzaam) gebouw

Thema’s van de workshop zullen de volgende zijn:

• Hoe zorgen we ervoor dat we aantrekkelijk zijn voor high-potentials
• De impact van het hybride werken op een kennisorganisatie
• De eigenschappen van het nieuwe gebouw: keuze voor een flexibele werkomgeving
• Aansluiting van het project bij de waarden en strategie van Eiffage (duurzaamheid)

Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (FR)

Baptiste Daveau, Directeur Facilities

Het Single Service Point : klantgerichtheid centraal gesteld in de Facilitaire diensten

De gezondheidscrisis heeft mensen wat van mekaar vervreemd. De facilitaire diensten hebben zichzelf moeten heruitvinden om de juiste diensten te blijven leveren, hierbij rekening houdend met het hybride werken en de noodzaak om de mens centraal te laten blijven staan. De ‘Gewestelijke Overheidsdienst Brussel’, die verhuist naar de nieuwe Iristoren (40.000 m²), heeft daarom een ‘Single Service Point’ opgericht, zowel fysiek als virtueel, met als doel efficiënte interne services op hoog niveau te kunnen blijven aanbieden.

Neem deel aan onze workshop en verneem hoe wij de crisis hebben beleefd en mogelijkheden hebben gecreëerd voor het Facility Management in de Brusselse regio !