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Congrès FM

26 octobre 2021 - Sheraton Airport Hotel Bruxelles

Thème: Exploitation efficace de l’espace

Workshops

Key Note introductive

La Régie des Bâtiments : stratégie immobilière, rationalisation des surfaces de bureaux et normes d’occupation post-Covid. (FR / NL)

Laurent Vrijdaghs, Administrateur général – Régie des Bâtiments

Workshops

SD Worx Real Estate, Facilities & Mobility (NL)

Robberechts Michel (a.i)

Que se passerait-il si…

D’ici cinq ans, toutes les entreprises de bureaux s’organiseront autour du principe du coworking. Résultat : les immeubles de bureaux affectés à une seule entreprise ou organisation seront l’exception plutôt que la règle. Une entreprise a-t-elle encore besoin de son propre parc de bureaux ? Un espace de coworking suffira-t-il pour quelques jours de travail en équipe, par exemple, pour l’intégration d’un nouveau collègue dans l’équipe, un brainstorming, etc. ? Est-il possible de s’acquitter des tâches restantes à partir de son domicile ou d’un lieu de coworking satellite plus proche ? Allons-nous collaborer de temps à autre au domicile d’un collègue ? Et comment pouvons-nous, en qualité de Facility Managers, répondre à ces questions de manière flexible et proactive ?

Entre-temps, nous avons remplacé un certain nombre de bureaux en Europe par des espaces de coworking, combinés au travail à domicile.

Le lieu de travail devient un lieu de rencontres et d’échanges, à des heures régulières, avec plus d’équipements et de locaux de réunion pour toute une équipe.

Nous tenons également compte du fait que toutes les réunions d’équipe, où nous attendons (presque) tous les membres au bureau, n’ont pas lieu au même moment.

DXC TECHNOLOGY – spin merger Hewlett Packard Enterprise & CSC (NL)

Donckers Werner, Region Lead Continental Europe RE&F – Global Corporate Services at DXC – HPE – HP

Les secteurs de l’immobilier et du FM dans l’après-pandémie

Notre relation future avec notre lieu de travail sera largement influencée par le travail à domicile. Cette évolution a évidemment de lourdes répercussions sur le secteur de l’immobilier corporate. Des termes tels que « effectif physique, flexible et virtuel » joueront un rôle déterminant dans ce scénario. En particulier, quelle sera la superficie au sol nécessaire à l’avenir ? Qu’en est-il des outils de réservation, des espaces de coworking par rapport aux sites propres, comment organiser la surface de travail (« espace collaboratif » au lieu de « bureaux »), comment fournir aux travailleurs des outils ergonomiques, etc. ? Bref, une session de brainstorming sur ces questions qui sort résolument des sentiers battus et nous permettra de définir une vision et un tableau communs.

Bpost (FR)

Jean-Noël Cacheux, Expert Project Manager – Service Operations & Real Estate Projects

Nouveau HQ : opportunités et défis

Dans le cadre du déménagement du nouveau HQ, bpost a revu la gestion de ses espaces afin de répondre aux défis actuels.

Historique
Le siège central historique de Bpost est situé en plein centre-ville de Bruxelles, dans Centre Monnaie dont bpost est propriétaire d’environ 2/3 des surfaces (hors parking).
En 2010 Bpost lance le projet « Working Tomorrow » qui a pour but de développer la collaboration et le travail en open space.
2015 : AG Real Estate rachète les surfaces dans le socle du bâtiment pour développer un projet de commerces. D’importants travaux sont entrepris dans le bâtiment dont le réaménagement de l’entrée principale des bureaux de bpost.
Durant cette période, bpost va revoir son organisation pour libérer une partie plus importante du socle. Une étude est alors lancée pour définir la meilleure manière de rentabiliser ces espaces. Vente, aménagement de co-working, création d’un incubateur pour start-ups en lien avec la sphère bpost, location,…

Opportunité
La ville de Bruxelles décide de quitter ses anciens bureaux du centre monnaie pour déménager dans un tout nouvel immeuble situé de l’autre côté du piétonnier.
Bpost voit une opportunité de vendre le site conjointement avec la ville de Bruxelles. Le bâtiment est ancien et il y a beaucoup de M2 qui ne sont pas utilisés de manière optimale.

Phase 1
bpost va devenir locataire dans l’ancienne tour Philips en cour de rénovation. Un programme d’optimalisations des surfaces nécessaires au HQ est mis en place en favorisant notamment le télétravail et en développant le « activity-based working ».

Fase 2
bpost met en place une vision plus large du développement de son HQ et de l’activity-based working. D’autres sites du réseau vont être aménagés afin de répondre à des besoins spécifiques. Cela va permettre de proposer d’autres options (géographiques) et d’optimaliser les m2 utiles.

BNP Paribas Fortis (FR)

Marianne Kremer, Strategic Projects & Business Development – Housing & Sourcing Services

From NWoW to HWoW – Should I stay (home), or should I go (to the office)?

CK Consult (FR)

Claude Kouamé, Consultant en FM

Les espaces de coworking sont-ils LA solution miracle et peuvent-ils valablement remplacer les bureaux satellites ?

La crise sanitaire du Covid 19 a accéléré la mise en place de projets de types New Ways Of Working au sein des organisations.
La généralisation du travail à distance permettra aux entreprises de réaliser d’importantes économies en réduisant leur portefeuille immobilier.

Le travail à domicile exclusif ayant montré certaines limites l’employeur doit envisager d’autres solutions afin d’assurer le bien-être de ses salariés.

Ville de Gand (NL)

Karin Stemgee, Chef du département Facility Management

Une seule fonction par bâtiment ?

Ce qui était autrefois dernier cri et sur mesure se révèle aujourd’hui inefficace à bien des égards. En 2021, les normes et les attentes ont radicalement changé en termes fonctionnels, énergétiques, écologiques et financiers. Aujourd’hui, il est nécessaire de disposer d’un patrimoine susceptible d’être utilisé de manière intelligente, prêt à être utilisé de manière multifonctionnelle et dynamique. En repensant la programmation, la conception, l’utilisation et la gestion des bâtiments, de nouvelles opportunités se présentent pour rendre les bâtiments des villes plus durables et inclusifs pour l’avenir. De cette manière, la Ville de Gand souhaite utiliser son patrimoine pour apporter des réponses aux défis spatiaux, énergétiques et sociaux d’une société moderne : avec des bâtiments contemporains dans des lieux visibles et accessibles, où différentes fonctions sont combinées pour les habitants de Gand. Plus d’activités et plus de besoins spatiaux sur un seul site : c’est ce que nous appelons un hôtel de ville 2.0.

Balta Group (NL)

Bart Joosten, Facility Manager (a.i)

Quel est l’impact de la COVID-19 sur le patrimoine existant ? Que peut-on attendre après les vaccinations et après la COVID ?

Quel est l’état des lieux du patrimoine actuel ? Comment les différents utilisateurs réagissent-ils aux mesures gouvernementales et aux confinements ? Nous abordons ces questions du point de vue des locataires, des gestionnaires et des investisseurs. Nous nous tournons vers l’avenir. À quoi devons-nous nous attendre ?

Het Facilitair Bedrijf (NL)

Sabrina Prieus, Responsable de l’équipe Immobilier – Département Coordination des politiques, Relations avec les clients et Immobilier

Tine Moens, Coordinatrice du Système de management de l’énergie et de l’environnement – Équipe Techniques / Énergie & Environnement (Département Gestion technique)

Neutralité carbone en 2050 : êtes-vous prêt(e) ?

L’UE vise à atteindre la neutralité carbone d’ici à l’horizon 2050, en d’autres termes, elle entend devenir une économie qui n’émet aucun gaz à effet de serre. Cet objectif est au cœur du Green Deal européen et est conforme à l’engagement de l’UE en faveur de l’action climatique mondiale dans le cadre de l’Accord de Paris.

La transition vers une société neutre en carbone constitue à la fois un défi urgent et une opportunité de forger un meilleur avenir pour tous les citoyens du monde.

Tous les maillons de la société et tous les secteurs économiques seront investis d’un rôle à cet égard : le secteur de l’énergie, l’industrie, la mobilité, les bâtiments, l’agriculture, la sylviculture, etc.

L’Agence flamande de Gestion des Infrastructures, Het Facilitair Bedrijf, met l’accent sur l’utilisation efficace de l’espace en augmentant le taux d’occupation dans des bâtiments circulaires à haut rendement énergétique, ce qui permet de réduire nettement l’empreinte carbone. Le degré de flexibilité de l’affectation et de l’agencement de l’espace influence l’analyse débouchant sur la vente ou la rénovation.
Het Facilitair Bedrijf est déjà bien engagée sur la voie de la neutralité carbone. Tine Moens et Sabrina Prieus expliquent où en est l’Agence flamande aujourd’hui et comment elle s’emploie à atteindre cet objectif.

VDAB (NL)

An Sprenghers, Directeur Facility

Vision de l’immobilier du VDAB : durabilité et polyvalence…

Fort de 144 sites représentant quelque 390 000 m² de superficie brute, le VDAB, service de l’emploi public de la Flandre, dispose d’un solide portefeuille immobilier. Nous entendons qu’il évolue vers un ensemble durable et multifonctionnel, caractérisé par un aménagement adapté aux besoins d’un travail hybride et d’une utilisation optimale, avec des partenaires au sens large du terme. Êtes-vous curieux de découvrir l’approche et la mise en œuvre de notre vision de l’immobilier ? Comment allons-nous rendre et conserver notre patrimoine à l’épreuve du temps en construisant de gros œuvres fermés ? Et quelle I&T facilitaire allons-nous utiliser pour arriver à nos fins ? Souhaitez-vous savoir comment le VDAB concilie le travail à domicile avec les bureaux et les postes de travail satellites ? Le VDAB se fait un plaisir de partager son approche et se réjouit d’échanges enrichissants ! À très bientôt !

AXA Belgium (NL)

Raf Boterdaele, Head of Building & Facilities

Du NWOW 0,6 au bureau hybride

Le modèle de NWOW qu’AXA Belgium déploie depuis 2017 avec un taux de flex office de 0,6, soit 6 postes de travail pour 10 personnes, doit être repensé. Le nouveau modèle de bureau hybride sera petit et beau. Jusqu’où pouvons-nous aller dans la réduction de la superficie dévolue aux bureaux ? Et comment adapter nos bureaux pour répondre aux nouveaux besoins en termes de cohésion d’équipe et de collaboration ? Et qu’en est-il des personnes qui préfèrent ne pas travailler à domicile ?

En tant qu’employeur de premier plan, AXA Belgium entend proposer à ses 3 000 collaborateurs les meilleures installations pour fonctionner de manière optimale. Le rôle de notre propre bâtiment revêtira une importance encore plus grande dans ce nouveau modèle de travail hybride.

Carglass SA (NL)

Frank Roosen, Facility Manager

Bricks, bytes & Behaviour : quelle est l’approche de Carglass ?

Carglass a également introduit le travail hybride. Dans cette session, j’entends toutefois partager avec vous notre expérience sur la manière dont nous entretenons les liens de cohésion avec tous les collaborateurs au bureau et dans nos filiales. Dans ce cadre, il est essentiel que nos chefs d’équipe puissent également être d’excellents coachs à distance.

Dans cette session, j’aimerais également faire part de notre expérience qui consiste à faire en sorte que nos agences deviennent de plus en plus des lieux de coworking pour nos clients internes et externes.

Régie des Bâtiments (NL)

Wieland Van Lerberge, Attaché Strategie

Optimisation des superficies par les autorités fédérales

L’orateur évoque les différents outils qui entrent en jeu : normalisation, monitoring, (re)négociations de contrats, plans directeurs. Les résultats des dernières années sont présentés.

La crise du coronavirus a donné un caractère permanent au télétravail. En guise de conclusion, nous examinerons les défis continus des autorités fédérales.

Randstad (NL)

Martine Roeges, Manager Facility Center

Office – Retail – People | Quelle est la fonction du « bureau » ? Cette fonction est réinterprétée et modifiée. Quelles en sont la cause et les conséquences ?

En plus de ses bureaux administratifs, le groupe Randstad dispose également d’un grand nombre d’espaces commerciaux qui présentent des besoins différents en termes de localisation et soulèvent donc d’autres questions.
Où et pourquoi des interfaces de contact physiques sont-elles nécessaires… ou inutiles ? Déterminer leur emplacement constitue un véritable défi dans ce monde VUCA…
Les sites A sont onéreux en tant que lieu de travail, mais assurent à la marque une belle notoriété et un rayonnement. Au sein du groupe Randstad, nous avons examiné les besoins que peuvent satisfaire nos agences physiques et les types de sites adaptés à cette fonction. L’analyse des données basée sur les outils de réservation et les mesures de fréquentation permet de trouver un bon équilibre entre une utilisation efficace de l’espace et les besoins des collaborateurs et des visiteurs. La « marque employeur » nous accompagnera en permanence tout en gagnant encore en importance. Sur cette base, il est possible d’établir des plans à long terme en tenant compte des contrats (de location) en cours.
Mais, au terme de cet exercice, une question demeure : quel est l’élément déclencheur décisif pour les choix ? Le TCO, l’exploitation efficace de l’espace, le rayonnement, les opportunités commerciales… ?

RTBF (FR)

Emmanuel Robben, Directeur Facility Management & Real Estate

Digitalisation du Facility Management à la RTBF

Tenant compte de l’accroissement du télétravail et du contexte sanitaire, comment la RTBF prépare la gestion intelligente des espaces de travail et de production grâce aux maquettes numériques (BIM) et au Building Operating System (BOS) à l’horizon de la livraison de son nouveau siège MédiaSquare à Reyers.

EVS (FR)

Loic Boloïgne, Head of workplace and procurement

From Office to Workplace

Et si le « bureau » devenait de plus en plus un lieu de rencontre, de co-créativité, brainstorming, et production ?
Le télétravail peut créer de la distance entre des fonctions devant être sur site et celles pouvant travailler en distanciel.
Comment gérer cela ? Quels quick wins ou changements importants sont à réaliser ? Comment les Workplace Manager (Facility & IT) peuvent aider ? Quelles sont les interactions avec les autres départements (RH, …) ?
Discutons en ensemble et échangeons nos best practices