15de FM Congres

Dinsdag 10 oktober 2023 - Sheraton Airport Hotel Zaventem

Thema: Employee Journey & Employer Branding

Workshops

Introductory keynote

Karin Stemgée, Departementshoofd Facility Management · Stad Gent

Het nieuwe Gentse stadskantoor … Hoe werken wijs kan zijn …

‘Gentsters werken wijs’ is de Gentse manier van werken van en voor de medewerker. Hoe werken we samen? Waar hechten we belang aan? Hoe gaan we om met veranderende noden binnen onze organisatie en maatschappij? Vanuit deze uitdagingen speelt de werkplek en omgeving een cruciale rol om een aantrekkelijk werkgever te zijn en blijven én organisatiedoelstellingen te behalen. Om onze ruimte optimaal te benutten in combinatie met de hoge verwachtingen van onze gebruikers gaan we dan ook voluit maximaal voor slim, multifunctioneel én duurzaam ruimtegebruik. Karin Stemgée, departementshoofd Facility Management van de Stad Gent, licht toe hoe ze binnen de Stad Gent deze uitdaging aangaan om een activiteitsgebonden-en hybride werkplek voor bijna 3000 medewerkers te creëren. Verder gaan we in dialoog over de uitdagingen voor de verdere ontwikkeling van een future proof werkplekconcept tijdens de workshop Kantoren 2.0 whats’s next?

Eurostar (FR)

Bo Arfaoui, Head of Continental Real Estate, Facilities & Mobility

Hoe de onboarding verbeteren en medewerkers zo lang mogelijk binnen het bedrijf houden? Dankzij de synergie tussen FM/HR/IT.

Het rekruteringsproces wordt steeds duurder en goede kandidaten zijn schaars. Onboarding met een woweffect en de uitdaging om medewerkers te behouden vragen om een doeltreffend en innovatief Facilities Management.

FM werkt – in samenwerking met HR en IT – aan de ‘Sustainable Mobility’, een aantrekkelijker en duurzamer algemeen mobiliteitsplan. FM verzekert ook dat de gebouwen op een flexibele en moderne manier worden ingericht, rekening houdend met de digitalisering om aan doeltreffendheid te winnen, en met oog voor activiteiten die het samenzijn bevorderen en de sociale cohesie en het welzijn garanderen.

De FM is dus een belangrijke en centrale speler in dit motivatie- en loyaliteitsproces. Maar hoe kunnen we de samenwerking tussen deze drie afdelingen nog verder verbeteren?

RGF Staffing Belgium (NL)

Michel van Dongen, Real Estate & Facility Manager

Hybride werken : Op elke mogelijke werkplek perfect werkomstandigheden voorzien – uitdaging voor de facility manager (en niet alleen voor hem/haar)

De Covid periode zorgt op vele plekken voor een versnelling van de ingeslagen evolutie en dat is een positieve bijdrage van dat ‘eng’ ding. Naast enorme stappen die zijn gezet op digitalisatie en met gevolg dat plaats onafhankelijk werken voor vele mogelijk is heeft dit voor de facility manager grote uitdagingen.

We werken graag in de juiste balans van thuis (of remote), op kantoor… . Maar… Als we 50% op kantoor zijn kunnen we toch geen ‘verworven’ werkplek verwachten. Dit zou betekenen dat het gebouw maar 50% gebruikt wordt (maar wel 100% kosten genereert zoals huur of aankoop, verwarming / koeling, poetsen, infrastructuur,…). We moeten ons dus niet alleen FLEX maar ook flexibel opstellen. Is iedereen klaar voor verandering. We gaan niet meer individueel naar behoeften kunnen toetsen doch een generieke werkplek creëren.

Als we 50% op kantoor zijn, werken we ook 50% elders. Verwachten we van onze werkgever dat hij ook voorziet in infrastructuur om te voldoen aan wettelijke werkomstandigheden. Wat brengt dit allemaal mee en welk wettelijk kader is er voorzien. “Sharing best practises” brengt ‘samen’ zeker dingen die ons kunnen vooruithelpen.

KPMG (NL)

Ingrid Sitters, Facilitair Directeur

Jan-Maarten Van Damme, Senior Manager People and Change

To the office, or home office… that’s the question

Medewerkers naar kantoor krijgen wordt alsmaar moeilijker. Vaak wordt gekeken hoe extra diensten voorzien kunnen worden, maar welke services maken dan effectief een verschil? Zijn dit een fancy fitness, vegan glutenvrije lunches, bring me boxen, laadpalen,… of doen al deze diensten er weinig of niet toe en vormen de densiteit op de werkvloer of gratis after hours het winnend lot?

Tijdens een interactieve sessie zullen de sprekers het spanningsveld duidelijk in kaart brengen van wat bedrijfsleiders denken te moeten doen en wat medewerkers effectief willen.

Netcompany Intrasoft (FR)

Thomas Zicot – Maintenance & Facilities Manager BeLux

In sommige gevallen moet de geloofwaardigheid en/of beslissingsbevoegdheid van de FM in een onderneming nog worden gepromoot en vergroot door al deze acties die achter de schermen plaatsvinden. Daarom moet dit werk een belangrijkere rol spelen in de strategische besluitvorming.

We merken dat we als FM’s nog te vaak worden geconfronteerd met een muur van financiers die in de nasleep van de gezondheidscrisis en geopolitieke gebeurtenissen niet verder lijken te willen kijken dan de korte termijn en die de verbeteringen die FM’s voorstellen, eerder als kosten zien dan als duurzame investeringen.

We kennen en spreken allemaal de taal van het investeringsrendement (Return On Investment). Maar wordt het niet eens tijd dat we de nadruk leggen op Return On Value en dat we de mens op de voorgrond plaatsen wanneer we beslissingen nemen?

Tevredenheid van werknemers
Retentie van werknemers
Naleving van de regelgeving
Maatschappelijke en ecologische verantwoordelijkheid

De FM moet op deze evoluties en veranderingen anticiperen door flexibiliteit en modulariteit te implementeren in de administratieve processen en infrastructuren.

Een uitstekende samenwerking met alle ondersteunende afdelingen in combinatie met een duidelijke communicatie: dat zijn de belangrijkste ingrediënten om de uiteenlopende uitdagingen van vandaag het hoofd te bieden.

Dat werpt een aantal vragen op, niet in het minst de noodzaak om onze soms al te rigide manier van denken aan te passen en de directie te overtuigen van intelligentere langetermijnalternatieven die het belang van de macro-economische conjunctuur en haar impact op de werkomgevingen duidelijk kunnen aantonen.

Cegeka (NL)

Marc Slegers, Head of Procurement

Neemt Facilities de rol van HR over?

In een tijd van tekorten op de arbeidsmarkt lijken de HR en Facilitaire afdelingen meer en meer raakvlakken te hebben.

Daar waar HR bezig is mer HR admin en zich meer en meer aan het focussen is op het vinden van Talent, lijkt de Facilitaire afdeling zich steeds meer bezig te houden met het wellbeing en employee journey, en dus retentie van de medewerkers. Gaan we naar een Soft HR afdeling en Hard HR afdeling en gaan de Soft Facilities afdeling de soft HR integreren of andersom; Wat ervaren de medewerkers en wat zijn de trends de komende jaren naar de people rol van Facilities.

Stad Gent (NL)

Anneleen De Bock, Projectleider Vastgoed · Stad Gent

Kantoren 2.0: what’s next?

Een postcorona werkplekstrategie op maat van jouw organisatie?… Een reële struggle voor elke FM-manager! In deze workshop nemen we jou mee naar onze toepassing van het ‘Wijs Werken’. We delen onze insights & learnings. Vanuit onze case bespreken we de positieve effecten van het activiteitsgebonden-en hybride werken plus een geïntegreerde 3B-aanpak (bricks, bytes & behaviour). Wat zijn de toekomstige uitdagingen voor een future proof werkplek ‘huisvesting 2.0’? Welke toekomstige flexibele werkplekconcepten zijn er nodig? En wat is hiervoor nodig om dit te kunnen realiseren? Kunnen we vanuit facility alle verwachtingen van onze gebruikers inlossen? We dagen jullie uit om hierover mee na te denken.

BNP Paribas Fortis (FR)

Marianne Kremer, Head of Workplace Management

Wanneer de kantoorruimte bijdraagt tot het welzijn

Hoe kunnen architectuur, technieken en ruimtebeheer bijdragen tot het algemeen gevoel van welbehagen op het werk?

BD (Beckton Dickinson) (NL)

Nathalie Cloet, Senior Manager Facilities Europe, BDX Corporate/Shared Services

De veranderende werkomgeving als key success factor in de implementatie van het hybride werken en the War for Talent

De functie van onze kantoren is onherroepelijk veranderd – van werkplaats, naar ontmoetingsplaats & collaboratie omgeving. Waar sommige werkgevers het moeilijk hebben om medewerkers terug naar het kantoor te brengen, zijn er andere locaties waar dit wel werkt – wat maakt het verschil? Deze sessie is een analyse van hoe BD erin slaagt een succesvolle implementatie van het hybride werken te realiseren– en wat de key success factors van deze transitie zijn.

DSM-Firmenich (FR)

Luc Cauwenbergh, (Digital) Transition & Facility Manager

Het groeiend belang van digitalisatie

Digitalisering is tegenwoordig ondenkbaar. Je vindt digitalisering in elke sector, elk domein, etc. En dit alles om het leven gemakkelijker te maken. We zien echter dat veel mensen nog steeds enigszins wantrouwig staan tegenover digitalisering. Het is belangrijk om hierover een dialoog te voeren en te laten zien dat digitalisering een trend is die alleen maar zal blijven groeien. We moeten het omarmen en ontdekken hoe we het efficiënt kunnen gebruiken. Digitalisering en mensen kunnen hand in hand gaan.

Vooral in de Facility Management sector, waar we nog steeds veel menselijke kennis en praktijk nodig hebben, wordt digitalisering soms gezien als een vervanging. Maar dat is het niet. In het kader van Facility Management verwijst “digitalisering” naar het proces van het omzetten van traditionele handmatige en op papier gebaseerde activiteiten in digitale systemen en processen. Dit omvat het benutten van technologie, gegevens en automatisering om verschillende aspecten van facility management te beheren en te verbeteren, zoals onderhoud, operaties, ruimtegebruik, middelenbeheer, en meer.

Het doel van digitalisering in Facility Management is het verbeteren van efficiëntie, effectiviteit en algeheel beheer van fysieke ruimtes en middelen. Het implementeren van digitalisering in de bedrijfsvoering van een organisatie kan de werknemerservaring revolutioneren, processen soepeler en efficiënter maken, en uiteindelijk bijdragen aan een meer betrokken en productief personeelsbestand.

ABN AMRO Private Banking België (NL)

Reile Ramaekers, Head Workplace Services | CI Coach

Als facility manager zetten we in op een nauwe samenwerking met HR en IT om onze interne klant aan boord te houden en tevens nieuwe medewerkers aan te trekken.

Hoe doen we dit? We bieden als het ware een menu aan waaruit een medewerker kan kiezen om zijn/haar work life balance te evalueren en te verbeteren en dit samen met de werkgever:

één werkplek OF een combinatie maken van het kantoor van tewerkstelling en een satelliet kantoor OF van thuis uit in combinatie met een externe locatie of kantoor. De uitrusting van de werkplek die je thuis op eenzelfde manier kan inrichten;
manieren van samenwerken waarbij je fysiek, online en/of volgens een combinatie van beiden realiseert, samen met je team, gesprekspartner, klanten of leveranciers. De kennis van de applicaties zoals MS365 vergroten en onderhouden dankzij een krachtige samenwerking tussen digital & physical workplace services en HR;
enkel een competitief loon en traditionele loonvoorwaarden zijn niet langer voldoende. We bieden de (nieuwe) medewerker de keuze tussen verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden die voor hem/haar belangrijk zijn in de verschillende fases van zijn/haar leven. We zetten hierbij in op een mobiliteitsplan waarmee zowel ervaren professionals als nieuwe werknemers kunnen aantrekken.

VDAB (NL)

An Sprenghers, Directeur Facility

Hoe de klant onze dienstverlening beleeft en hoe we dit kunnen optimaliseren, is elke dag opnieuw onze uitdaging als Facility VDAB! Uiteraard is ook onze collega een belangrijke klant.

Van bij het plannen van het werk ondersteund door onze vijfhoek (onze spelregels voor het hybride werken), een duurzame mobiliteitskeuze zonder administratieve rompslomp, het vlot bereiken van VDAB voor élke medewerker, tot het gebruik van onze gebouwen met de facilitaire dienstverlening… Want uiteraard bekijken ook wij hoe we onze catering gaan organiseren! We houden 10 pitstops in de dienstverlening voor onze collega’s en vertellen jullie hoe wij omgaan met de hedendaagse en toekomstige uitdagingen. Benieuwd ook naar jullie ervaringen en reacties!

Randstad (NL)

Martine Roeges, Manager Facilities

Employer branding: de rol van Facilities

Een employer brand, ook wel bekend als het werkgeversmerk, of nog duidelijker “de werkgeversbelofte” is wat je bedrijf er doet uitspringen voor je huidige en potentieel talent. Het is een strategie die potentiële werknemers over de streep trekt en huidige werknemers enthousiast en gemotiveerd houdt. Randstad brengt reeds 23 jaar de Randstad Employer Brand Research uit en heeft dus een uitgebreide ervaring én inzicht in employer branding maar hoe maken zij deze belofte zelf waar? Welke rol is er weggelegd voor de Facilities in deze? We bekijken welke impact de afdeling vandaag heeft en welke de visie is voor de toekomst en geven concrete handvatten hoe je vanuit Facilities kan bijdragen aan de employer brand van jouw organisatie.

Het Facilitair Bedrijf (NL)

Geertrui Achten, HR Manager

Waarom schoonmaak- en cateringmedewerkers 21e-eeuwse vaardigheden moeten ontwikkelen

Schoonmaak- en cateringmedewerkers staan net als alle personeelsleden voor grote uitdagingen in een snel veranderende wereld. Ook zij zullen moeten inspelen op de steeds veranderende noden van de kantoorgebruikers en digitalisering. Hoe kunnen zij zich voorbereiden op deze (on)bekende toekomstige veranderingen? Het antwoord: schoonmaak- en cateringmedewerkers moeten de 21e-eeuwse vaardigheden ontwikkelen. Deze vaardigheden, die nuttig zijn voor het huidige én toekomstige werk, zijn bijvoorbeeld taalvaardigheid, digitale vaardigheid, flexibiliteit, creativiteit en samenwerking. Het ontwikkelen van deze vaardigheden is niet alleen goed voor de schoonmaak- en cateringmedewerkers zelf, maar ook voor de organisatie waarvoor zij werken. Schoonmaak- en cateringmedewerkers die deze vaardigheden hebben, kunnen immers beter inspelen op de wensen en behoeften van de kantoorgebruikers. Hiernaast is hierop inspelen als organisatie ook een grote troef om mensen aan te trekken en te behouden in de oververhitte arbeidsmarkt.

Het Facilitair Bedrijf (NL)

Lander Van den Heede, Teamhoofd Operationeel Facilitair Management

Hoe een professioneel thuisgevoel blijven creëren op kantoor in de snel veranderende samenleving

Het kantoor is meer dan alleen een plek om te werken. Het is ook een plek waar medewerkers zich thuis moeten voelen. Een professioneel thuisgevoel op kantoor betekent dat de werkomgeving aangenaam, comfortabel, inspirerend en stimulerend is. Een professioneel thuisgevoel op kantoor draagt bij aan de tevredenheid, motivatie, productiviteit en creativiteit van de medewerkers.

NOSHAQ (FR)

Arnaud Nizet, Property & Facility Manager

Hoe kan de Facility Manager de medewerkers blijven motiveren en hen aan het bedrijf binden?

Het kantoor is vandaag niet langer een plek waar medewerkers zich verplicht voelen naartoe te gaan, maar een plek waar ze met plezier naartoe willen. Hoe kan de Facility Manager hiervoor zorgen?

Naast het verbeteren van de menselijke interacties, de optimalisering van de ruimteplanning door middel van activity based areas, agile werken, het organiseren van ‘beyond work’ activiteiten, de optimalisering van het woon-werkverkeer, … De belangrijkste taak van de Facility Manager moet erin bestaan om de werkomstandigheden op kantoor comfortabeler te maken dan thuis of op een andere plek.

Tijdens de workshop bekijken we comfortabele werkomstandigheden aan de hand van vier aspecten die zijn opgenomen in de code voor welzijn op het werk.

Thermisch comfort – Temperatuurvariabiliteit op verzoek en eliminatie van dode zones.
Akoestisch comfort / vertrouwelijkheid van uitwisselingen – Uiterst efficiënte materialen – Terugkeer naar het individuele kantoor.
Visueel comfort – Een mooie werkplek.
Ergonomisch comfort – Luxemeubilair.